Название: Компьютерные технологии в науке и образовании.Методические указания к практическим занятиям(Арефьев В.Н., А.Трофимова)

Жанр: Авиационные технологии и управление

Просмотров: 1319


2.4. основы работы с субд accessaccess

- это система управления реляционной БД, позволяющая форми- ровать данные и решать задачи управления ими. В плане обработки инфор- мации Access обладает значительно большими возможностями, чем ЭТ.Работе с БД должно предшествовать определение количества, структуры и взаимосвязи таблиц, входящих в БД, состав каждой таблицы и документов, которые необходимо получить по информации БД.Основные операции, выполняемые в Access следующие:1. Вход в систему Access выполняется щелканием по его ПГ. Далее зада- ется имя файла новой БД в диалоговом окне, вызываемом командой Файл/Создать... После этого открывается диалоговое окно "База данных", которое является основным управляющим окном при работе в системе.2. В Access создание таблиц может быть выполнено способом прямогоконструирования и с помощью Мастера  таблиц.Построение с помощью Мастера  таблиц выполняется:- клавишей "Таблица" открывается окно "Создание таблиц" (СТ);- в окне СТ щелканием по кнопке Мастер открывается окно "Разработка таблиц". Здесь в образцах таблиц выбирается нужная: Задачи, Заказчики и т.д.В образцах полей выбираются необходимые, которые будут именами столбцов таблицы. Выбор заканчивается включением кнопки >>.В последующих диалоговых окнах Мастера таблиц можно задать имя таблицы и другие параметры. В результате выводится таблица с поименован- ными колонками и пустыми клетками, которые заполняются информацией, как в ЭТ.3. В сформированной таблице или при ее заполнении возможны сле-дующие корректировки:- изменения в выделенных клетках выполняются поверх имеющихся данных;- информацию клеток или их групп можно вырезать, копировать, встав-лять соответствующими командами меню Правка или кнопка ИП;- перемещение выделенных фрагментов таблицы БМ;- вставка новой строки пункта Правка/Вставка строки.Необходимо помнить, что внесение изменений в тип данных и форму таблицы возможны только в режиме конструирования, который включается из пункта Вид.4. Создание форм. Запись БД в Access может быть представлена в виде формы, которая содержит названия колонок и данных одной записи.Формы можно создавать отдельно или с их помощью просматривать и корректировать записи в уже созданных таблицах.Переключение в окно форм выполняется из ОБД кнопкой “Форма” (Form).

5. Сортировка записей выполняется при открытой таблице, где выделяются  колонки  для  сортировки.  Команда  на  сортировку  (по возрастанию или убыванию) осуществляется кнопкой ИП через пункт Записи/Быстрая Сортировка.6. СУБД Access предоставляет несколько способов поиска: простой, с применением фильтра, запросы.Простой поиск может быть выполнен скроллингом, но удобнее исполь- зовать информацию в форме, где указывается поле поиска (ЩЛ), а далее пункт Правка/Найти или соответствующей ПГ в диалоговом окне указыва- ются данные для поиска.Фильтр  - это поиск записей по заданным критериям. Выполняется изокна "Фильтр", открываемого пунктом Записи/Изменить фильтр. Нужные поля из описываемого бокса двойным ЩЛ помещаются в таблицу, вводятся критерии. Выполнение фильтрации осуществляется пунктом Запи- си/Применить фильтр.Запрос - это обращение к БД для поиска или изменения информации, со-ответствующей нескольким заданным критериям. При этом имеется возмож-ность сохранения формы запроса для его многократного использования.Вход в режим выполняется из ОБД вкладкой Запрос/Создать, далее в окне “Создание Запроса” используется кнопка Новый  Запрос.  Затем выби- раются необходимые таблицы и в окне “Запрос - выборка” формируется за- дание на выборку аналогично построению фильтра. Просмотр результатов - пункт Запрос/Запуск.7. Отчет - представляет собой документ в виде сводки необходимойинформации, выбранной из БД. В эту сводку могут быть включены не все, а некоторые из столбцов ранее изготовленной таблицы или запроса. Часто - итоговые данные.Создание отчета начинается с включения вкладки Отчет/Создать в окне ОБД и перехода в окно “Создание отчета”. Далее выбираются из списка не- обходимые таблицы (запросы) и используются подходящие Мастера  отче- тов. Перемещения по диалоговым окнам Мастера  позволяет выбрать необ- ходимые поля для отчета, внешний вид и заголовок. По окончании формиро- вания отчета, нажатием кнопки Готово, Access выводит внешний вид отчета для просмотра. После сохранения отчет может быть отпечатан пункт Файл/Печать