Название: Контроллинг (Теплякова Т. Ю.)

Жанр: Авиационные технологии и управление

Просмотров: 1329


9.1. источники информации

 

Предприятие можно рассматривать как информационную систему. В   ней   сходятся   четыре   потока   информации:   два   внешних   и   два внутренних.

Внешняя деловая среда (или макросфера) – совокупность экономических  и  политических  субъектов,  действующих  за  пределами

предприятия,     и     отношения,     складывающиеся     между     ними     и

предприятием. Отношения определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Согласно оценкам экспертов, наибольшие возможности предприятию обеспечивают квалификация персонала и технологическая база,  а наибольшая опасность заключается в неожиданных действиях со стороны конкурентов.

Внутренняя деловая среда – это отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных и интенсивность коммуникационных потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве.

Согласно современным оценкам, менеджер в своей деятельности играет три информационные роли:

  приемника информации;

  распространителя информации;

  профессионального представителя во внешнем мире.

От того, как менеджер или предприниматель сыграют свои информационные роли, организовав профессиональные информационные

потоки, в существенной степени зависит производительность работы предприятия. Но производительность предприятия определяется не только

количеством информации, но и ее качеством.

Информация – главный ресурс роста производительности предприятия, поскольку именно она позволяет:

 устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и использовать открывающиеся возможности;

 принимать   обоснованные   и   своевременные   управляющие решения;

  координировать      действия         разрозненных            подразделений,

направляя их усилия на достижение общих поставленных целей.

На любом предприятии должна систематически вестись работа в следующих направлениях:

 выявление     проблем     и     определение     информационных потребностей;

  отбор источников информации;

  сбор информации;

  обработка информации и оценка ее полноты и значимости;

  анализ информации и выявление тенденций в избранных сферах;

  разработка прогнозов и альтернатив поведения предприятия;

 оценка альтернатив различных действий, выбор стратегии и принятие управляющих решений для реализации стратегических планов.

В качестве внутренних источников информации могут выступать:

 транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;

  система внутрифирменного электронного документооборота;

  документы из электронных хранилищ;

  документы на бумажных носителях.

К внешним источникам информации относятся:

 материалы   и   данные   информационных   агентств   как   в электронном виде, так и на бумажных носителях;

 законодательные  и  нормативные  материалы  регулирующих органов;

 материалы и данные, представленные клиентами и партнерами предприятия в электронном виде или на бумажных носителях.

 

9.2. Информационные потоки на предприятии в системе контроллинга

 

Информационные потоки – это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Поэтому мы не рассматриваем преобразование информации (например, бухгалтерскую проводку) в качестве информационных потоков в системе контроллинга.

Система информационных потоков – совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность осуществить какой-

либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система

информационных  потоков  –  это  сумма  потоков  информации,  которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность.

Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

  своевременность,    т.         е.         информация   по        затратам,        выручке,

прибыли         должна           поступать       тогда,  когда   еще      имеет  смысл ее анализировать;

  достоверность         (чтобы            не        тратить           дополнительные       усилия            и время на проверку информации);

  релевантность         (существенность),      т.         е.         информация   должна помогать принимать решения;

  полезность   (эффект           от        использования           информации  должен перекрывать затраты на ее получение);

  полнота, т. е. не должно быть упущений;

  понятность, т. е. информация не должна требовать значительных усилий для «расшифровки»;

  регулярность поступления.

Система  контроллинга  на  предприятии  должна  совершенствовать

систему  информационных  потоков,  изменять  алгоритмы  прохождения документов, автоматизировать передачу информации.

Система          сбора   контроллинговой      информации  опирается       на существующую  систему  информационных  потоков,  она  должна  быть

органично      встроена         в          общую систему           информационных      потоков предприятия.

Наиболее        распространенный  и, по-видимому,  самый  практичный метод          анализа                       информационных      потоков          –          составление   графиков

информационных потоков. Но для построения графиков информационных потоков следует знать определенные правила их составления.

Каждый          информационный     поток  –          единичное      перемещение информации – имеет следующие признаки:

  документ (на чем физически содержится информация);

  проблематика          (к         какой   сфере   деятельности предприятия относится  информация:  к  закупкам,  к  сбыту  продукции,  к  закрытию

месяца и получению сводных затрат, к планированию и т. д.);

  исполнитель (человек, который эту информацию передает);

  периодичность        (частота          передачи        ежемесячно,   ежеквартально,

ежедневно и т. д.).

Кроме  этого,  на  предприятии  существуют  два  основных  уровня детализации информационных потоков:

-  на  уровне  всего  предприятия,  где  детализация  производится  до уровня цеха (подразделения), т. е. информация передается между цехами

и службами предприятия;

-  на  уровне  цеха  (подразделения)  предприятия,  где  детализация производится  до  уровня  рабочего  места,  т.  е.  информация  передается

между работниками цеха и связанных с цехом служб.

 

Рис. 9.1. Информационные потоки в бухгалтерии N-ского завода (существующее положение):

 

- сотрудники бухгалтерии;   - документ (номер соответствует номеру позиции в табл. 9.1.)

 

 

Информационные потоки в бухгалтерии N-ского завода

Таблица 9.1

 

Вид документа

Периодич.

Исполнитель

Получатель

1

2

3

4

5

Закупка на расходование материалов

1

Товарно-транспортные накладные

250

Транспортно-упаковочный, отдел материально-технического снабжения

Бухгалтер 1 по материалам

2

Счета-фактуры

130

Поставщик

Бухгалтер 1 по материалам

3

Приходные ордера на запчасти

50

Склад 1

Бухгалтер 2 по материалам

4

Накладные по запчастям

60

Склад 3

Бухгалтер 2 по материалам

5

Лимитно-заборные карты

20

Склад вспомогательных материалов

Бухгалтер 2 по материалам

6

Приходные ордера на запчасти

50

Склад 1

Бухгалтер 3 по материалам

7

Накладные по запчастям

60

Склад 3

Бухгалтер 3 по материалам

8

Журнал-ордер 6,

журнал-ордер 10

1 раз

Бухгалтеры по материалам 1,2,3

Зам главного бухгалтера

Закупка и расходование ГСМ

9

Требования по горюче-смазочным материалам

150

Склад 2

Бухгалтер 1 по материалам

10

Требования по горюче-смазочным материалам

150

Склад 2

Бухгалтер 1 по материалам

Покупка основных средств

11

Приходные ордера на основные средства

10

Склад 1; Склад 2

Бухгалтер 1 по материалам

12

Акт о ликвидации основных средств

10

Цеха завода

Бухгалтер по основным средствам

Продолжение табл. 9.1

 

1

2

3

4

5

Начисление заработной платы

13

Табели

230

220

200

Цеха завода

1-й расчетчик заработной платы

2-й расчетчик заработной платы

3-й расчетчик заработной платы

Реализация продукции

14

Счета на предоплату

30

Крупные потребители

Бухгалтер 3 по материалам

15

Приходные ордера

220

Мелкие потребители

Кассир

16

Приходные ордера

220

Кассир

Заместитель главного бухгалтера

17

Акт о взаимозачете

20

Экономист по взаимозачетам

(финансовый отдел)

Заместитель главного бухгалтера

Работа с подотчетными лицами и материально ответственными лицами

18

Договора с материально ответственными лицами

20

Материально ответственные лица

Бухгалтер 3 по материалам

19

Расходные ордера,

авансовые отчеты

25

Подотчетные лица

Кассир

Определение затрат и закрытие месяца

20

Своды по зарплате

1

1-й расчетчик заработной платы

Бухгалтер по учету затрат

21

Амортизационная ведомость

1

Бухгалтер по основным средствам

Бухгалтер по учету затрат

22

Материальные ведомости

1

Бухгалтеры по материалам 1,2, 3

Бухгалтер по учету затрат

23

Ведомость затрат

1

Бухгалтер по учету затрат

Заместитель главного бухгалтера

24

Сведение баланса и определение финансового результат

1

Заместитель главного бухгалтера

Главный бухгалтер

Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток – большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и является целью составления графика.

Поэтому в современных условиях наибольшей популярностью пользуются  графики,  изображающие  не  статические  связи  между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. Такие графики информационных потоков похожи на сетевые графики, которые активно используются уже более двух десятилетий для планирования сложных научно-технических проектов. Составление таких «квазисетевых» графиков тесно увязано с теорией реинжениринга бизнес-процессов – самой популярной теорией управления компаниями в последние годы.

Бизнес-процесс – это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия, например, материально-техническое

снабжение,  планирование.  Реинжениринг  бизнес-процессов  занимается

анализом        и          оптимизацией           бизнес-процессов     для      достижения    целей предприятия.

Фрагмент графика бизнес-процесса материально-технического снабжения на предприятии представлен на рис. 9.3.

Анализ бизнес-процессов позволяет выявить и устранить «узкие места» в информационных потоках предприятия: устранение риска неполной,  неточной  информации,  дублирования  информации.  Помимо

этих рисков, существуют и другие факторы, угрожающие нормальному функционированию предприятия,            поэтому          только лишь   оптимизации

информационных      потоков          недостаточно:            необходим      комплексный и универсальный подход к управлению рисками предприятия.

 

126

 

Рис. 9.3. Фрагмент графика бизнес-процесса материально-технического снабжения на предприятии

 

127

Контрольные вопросы по теме:

 

1. Что входит в понятие макросферы?

2. Что входит в понятие внутренняя деловая среда?

3. Какие информационные роли играет менеджер?

4. Какие источники информации относятся к внешним?

5. Какие источники информации относятся к внутренним?

6. Дайте определение информационному потоку.

7. Какие требования предъявляются к информации?

8. Какими признаками характеризуется информационный поток?

9. Какие          существуют    уровни            детализации   информационных потоков?

10.       Дайте определение системы информационных потоков.